El software de gestión de flotas es una solución que ayuda a las empresas y organizaciones a gestionar, organizar y coordinar sus vehículos de trabajo desde una plataforma de datos central. El objetivo del software de gestión de flotas es mantener la flota funcionando sin problemas mediante la reducción de costes, la mejora del rendimiento y la garantía del cumplimiento de las restricciones en los accesos al centro de las ciudades.
El propósito principal es recopilar, almacenar, procesar, monitorear, informar y exportar la información.
Este software es la solución telemática para la gestión de flotas de vehículos. Se encarga de la transmisión de información computarizada. De esta forma, se puede acceder a todos los datos de la flota en tiempo real y conocer el verdadero uso que se le está dando a los vehículos.
Un ejemplo de este software seria eccocar.com, que, ofrece soluciones a medida para empresas, concesionarios, alquiler de coches, comunidades…
Qué vamos a leer
Funciones del software de gestión de flotas
Hay cuatro funciones principales de los programas de software de gestión de flotas.
Estas son:
Gestión de vehículos: Gestiona y agiliza procesos, tareas y eventos relacionados con vehículos de flota, como el inventario de vehículos; mantenimiento; registro, licencias e impuestos; seguros de vehículos, incluidas las restricciones y las fechas de vencimiento; análisis de gastos; y la eliminación de vehículos.
Gestión de conductores: Incluye la gestión de licencias, el registro de puntos de penalización e infracciones, la programación y reserva de conductores y el rendimiento del conductor.
Gestión de incidentes: Cubre multas y accidentes, así como el prorrateo de los costes de los conductores.
Seguimiento: Abarca la localización GPS la telemática, la planificación de rutas, el tiempo de trabajo, los libros de registro, las alertas y las notificaciones.
Características principales del software de gestión de flotas
Las empresas que dependen de vehículos para entregar productos o servicios a los clientes necesitan un software de gestión de flotas. Controlar los costes, reducir riesgos o mejorar la productividad son las características principales que proporcionan.
Un buen software de gestión agiliza todos los procesos y actividades relacionados con las operaciones de la flota y supervisa desde; la seguridad del conductor y el estado del vehículo hasta la satisfacción del cliente y la rentabilidad.
Las características principales de las herramientas de gestión de flotas incluyen:
GPS: Localizador para proporcionar datos en tiempo real sobre la ubicación del vehículo, distancias recorridas e informes de incidentes.
Mantenimiento de flotas: Toma de decisiones basadas en informes automatizados para optimizar los programas de mantenimiento preventivo.
Gestión de combustible: Supervisa el consumo, permite identificar conductores y vehículos con una eficiencia de combustible.
Información del vehículo: Los datos en un vehículo de flota, especificaciones, reparaciones, historial de mantenimiento, rendimiento…
Beneficios
Las herramientas de gestión de flotas permiten la comunicación con un dispositivo instalado en cada vehículo.
De esta forma, que permite a los administradores de flotas:
Realizar un seguimiento de dónde se encuentran los vehículos en cualquier momento, para cumplir mejor con los horarios de entrega y servicio, así como para responder en tiempo real al tráfico y otros posibles incidentes en la carretera.
Realizar un seguimiento del kilometraje del vehículo para gestionar de manera eficiente la salud de los vehículos y repararlos según sea necesario.
Recibir una notificación cuando algo sale mal, para abordar mejor el umbral de rendimiento del vehículo o el evento de conducción, como la duración de la batería, el refrigerante, el exceso de velocidad y similares.
Mejora la productividad y ahorra tiempo a los administradores, gerentes, conductores y mecánicos. Los horarios de trabajo están optimizados para conductores, mientras que los mecánicos pueden obtener fácil acceso al historial de reparaciones. Todos los datos relacionados con el mantenimiento y el transporte están disponibles para los jefes y los gerentes.
Aumenta la satisfacción de los trabajadores. Mejora el trabajo del conductor, ya que reduce el tiempo en tareas manuales como el mantenimiento de registros y la supervisión. También mejora la información y la comunicación, aumentando la seguridad y eficiencia del conductor.
Ahorro en los seguros de vehículos. Mejora la seguridad vial, reduce las tasas de accidentes y evita el robo de vehículos. De este modo, se reduce en gran medida el precio del seguro debido a la reducción de riesgo.
Cómo elegir el software de gestión de flotas
En un pasado no tan lejano, la gestión de flotas era en gran medida una actividad de lápiz y papel para tareas tales como el mapeo de rutas, el registro de kilometraje y el seguimiento de combustible. Las mejoras en soluciones de software de gestión de flotas al igual que los software de talleres mecánicos han acabado con los métodos manuales que consumían tiempo, recursos y dinero. Además, dan a los propietarios de negocios el control suficiente sobre las operaciones de la flota. La tecnología ha automatizado la mayoría de las tareas, simplificado los procesos asociados e incluso ha proporcionado información en tiempo real para una mejor gestión tanto de los conductores como de los vehículos.
Hay varias plataformas y herramientas disponibles en el mercado y la mayoría de los proveedores de software de gestión de flotas naturalmente anunciarán su producto como los ideales. Sin embargo, nadie sabe mejor que el cliente lo que funciona mejor para su empresa. Por lo tanto, cuando busques el mejor software de gestión de flotas es importante que escucharse a sí mismo. Tener en cuenta las necesidades y requisitos, no el de los proveedores.
Pedir una demostración nos puede ayudar a decantarnos por un proveedor. Con este método tendremos la oportunidad de probar los elementos importantes y valorar capacidades de las soluciones de software.
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